Gerenciamento pelas Diretrizes

Caros alunos este post é parte de um artigo muito interessante para complementar seus estudos.

Gerenciamento pelas Diretrizes

Gerenciamento pelas Diretrizes é um sistema administrativo que visa garantir a sobrevivência da empresa à competição através da visão estratégica estabelecida com base na análise do sistema empresa-ambiente e nas crenças e valores da empresa e através do direcionamento da prática do controle da qualidade por todas as pessoas da empresa segundo aquela visão estratégica. (CAMPOS, 1992)
O Gerenciamento pelas Diretrizes tem como ponto de partida as metas anuais da empresa que são definidas com base no plano de longo prazo. Seu objetivo é o de direcionar a caminhada eficiente do controle da qualidade (rotina) para a sobrevivência da empresa.
O planejamento da qualidade consta de estabelecer as diretrizes de controle para garantir o atendimento às necessidades dos clientes. A melhoria da qualidade consta de estabelecer novas diretrizes para garantir níveis de controle sempre melhores que os dos concorrentes. O direcionamento necessário (diretrizes e metas) decorre do planejamento estratégico, no entanto, o processo de desdobramento das diretrizes e metas e seu controle são totalmente diferentes do tradicional.
A estratégia é a definição dos meios necessários para atingir a Visão Estratégica (o sonho da alta administração de como deseja sua empresa daqui a 5 ou 10 anos). Segue a Tática, Implementação e Operação para se conseguir Vantagem Competitiva. Este é o processo de Inovação que deve ser visto como um ciclo no qual a Visão é revista periodicamente dando início a um novo ciclo. O Gerenciamento pelas Diretrizes é um sistema adotado para garantir a execução completa deste ciclo de Inovação.
A concretização destas diretrizes é alcançada pelo desdobramento das diretrizes e metas anuais da alta administração ("plan"), pela sua execução ("do"), pela sua avaliação ("check") e pela tomada de ações corretivas necessárias ("action") - PDCA. O ciclo PDCA mostra que Planejar consta de duas partes: definir metas (fins) e seus itens de controle; e os métodos-padrão (meios) necessários para atingi-las, pela prática da análise do processo.
A execução consiste em executar ou cumprir as tarefas, conforme previsto no plano. Nesta etapa são essenciais a educação e treinamento do funcionário. A fase de avaliação consiste em verificar resultados, a partir de dados coletados na execução, comparando-se o resultado alcançado com o planejado. A reflexão ocorre quando uma organização não atinge as metas e há análise da diferença entre as metas e o resultado alcançado. A determinação das causas deste desvio e a recomendação de medidas corretivas são feitas com base em dados e fatos.
No Gerenciamento pelas Diretrizes parte-se sempre do cliente e considera-se que a qualidade é objetivo supremo.
O Gerenciamento pelas Diretrizes é constituído de dois sistemas:
Gerenciamento Funcional, que cuida da manutenção e melhoria contínua da rotina diária. É a prática do controle da qualidade;
Gerenciamento Interfuncional, que cuida da solução dos problemas prioritários da alta administração.
A implantação do Gerenciamento pelas Diretrizes pressupõe um comprometimento do Presidente e requer condições essenciais de haver um bom sistema de coleta e análise de informações, uma elevada competência no método de solução de problemas (PDCA) e um sólido gerenciamento funcional. As pessoas devem ser treinadas e compreender muito bem o relacionamento entre seu trabalho e as metas da empresa.
Campos (1992) relata em seu livro TQC: Controle da Qualidade Total (no estilo japonês), que o processo de implantação do Gerenciamento pelas Diretrizes corresponde a um crescimento das pessoas decorrente de educação, treinamento e prática. Durante este processo as pessoas irão primeiro desenvolver a "consciência do problema". O objetivo, neste ponto, é fazer com que todas as pessoas passem a perceber os problemas dentro de sua função. Só depois desta etapa as pessoas adquirem a habilidade de planejar, enxergando os problemas interfuncionais e colaborando para resolvê-los. Finalmente as pessoas adquirem a habilidade de gerenciar diretrizes oriundas das necessidades da empresa.
A implantação do Gerenciamento pelas Diretrizes só resultará em benefício se houver determinação de rodar o PDCA para manter os resultados atuais assegurando o cumprimento dos padrões e melhorar os resultados melhorando os procedimentos operacionais padrão.
No Gerenciamento pelas Diretrizes a divulgação das orientações da alta administração é conduzida de forma metódica através do desdobramento das diretrizes. Desdobrar uma diretriz significa dividi-la em várias outras diretrizes sob a responsabilidade de outras pessoas, num relacionamento meio-fim, de forma a garantir o cumprimento da diretriz original (Campos, 1996).
Existem dois métodos de desdobrar uma diretriz:
No primeiro, para cada meta são estabelecidas medidas prioritárias suficientes para seu atingimento, das quais se originam novas metas em níveis hierárquicos inferiores;
No outro método, são feitos os desdobramentos das metas em todos os níveis hierárquicos e depois para cada nível o desdobramento das medidas.
A seguir, serão descritos os estágios básicos do Gerenciamento pelas Diretrizes pelo primeiro método:
1 As metas anuais do presidente são estabelecidas a partir do Planejamento Estratégico. Após o estabelecimento dessas metas, é conduzida uma análise do processo com a participação de toda a alta administração para determinar as medidas necessárias para o atingimento daquelas metas;
2 As diretrizes são desdobradas, e são propostas medidas prioritárias para atingir as metas através de uma análise do processo. Esta análise de processo deve ser conduzida com base em dados e fatos em que se considera as diretrizes superiores, as análises dos resultados do ano anterior, as mudanças do meio ambiente e a visão e estratégia do próprio gerente. Neste ponto é importante que cada gerente tenha seus resultados do ano anterior já analisados pelo método de Análise de Pareto. Este processo continua até o último nível gerencial onde todas as medidas serão não-desdobráveis (planos de ação – 5W2H). O procedimento do desdobramento das diretrizes, além de ser baseado na análise do processo de cada estágio, é negociado tanto vertical quanto horizontalmente objetivando o ajuste. A somatória de todas as metas dos gerentes deve ser suficiente para atingir a meta do Presidente;
3 Estabelecem-se os itens de controle para que seja possível medir adequadamente os resultados. É montado um diagrama de matrizes onde em cada nível hierárquico são mostradas as metas e seus itens de controle na direção vertical, e as medidas e seus itens de verificação na horizontal. Isso permite ver as medidas prioritárias;
4 Exercer o controle (PDCA) no Gerenciamento pelas Diretrizes é atuar nas causas dos desvios. Se o planejamento fosse perfeito não seria necessário verificar o atingimento as metas, portanto, o gerente deve ficar atento ao processo verificando o que aconteceu de errado e porque aconteceu errado;
5 Além do acompanhamento contínuo do processo de melhoria, reuniões periódicas devem ser marcadas em todos os níveis hierárquicos para acompanhamento dos planos;
6 Uma vez por ano é realizada uma reunião de cada área com a participação do presidente para reflexão e verificação do nível de atingimento das metas e se o Gerenciamento pelas Diretrizes está sendo promovido de forma efetiva.
GIMENES, Régio M. T.
ROCHA, Viviane L.
GIMENES, Fatima Maria P.
endereço eletronico deste.
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