5W2H

O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

Como utilizar? 

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

• Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
• Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
• É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

exemplo

Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às  7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.

Esta ferramenta é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seus dia-a-dia empresarial. Você só tem a ganhar!

testo de Gustavo Periard

http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/

MISSÃO

Missão; Sem ela você não alcança seus objetivos.
Muitas vezes a visão e a missão são confundidas, gerando conseqüentemente confusão em cascata que inevitavelmente atinge toda a organização interna e externamente, uma vez que visão e missão sempre acabam num quadro na recepção e no restaurante da empresa.
Missão refere-se ao propósito da empresa. É uma descrição precisa do que a organização entrega a seu mercado no contexto do negócio em que está inserida. Na missão encontra-se objetivos gerais, princípios, detalhes da operação e como a empresa está organizada.
Grosso modo, a visão aponta para um ideal e a missão explica como chegar lá.
Um bom começo para quem ainda não tem clara a missão da empresa é articular, mesmo que superficialmente, nesta fase:
   1.      Quais os produtos e serviços que sua empresa pode promover com qualidade?
   2.      Quais os clientes que sua empresa quer servir?
   3.      Quais as necessidades destes clientes que seus produtos estão suprindo?
   4.      Qual sua capacidade de abrangência, ou cobertura geográfica?
   5.      Qual seu diferencial?
   6.      Por que seu cliente escolheria sua empresa para comprar ?
   7.      O quão rápido todas as respostas às questões listadas acima se modificam?
Um ótimo exercício é enviar estas perguntas, individualmente, a cada dirigente da empresa e analisar as respostas em grupo. O objetivo, além de testar se há consenso entre os líderes, será primordialmente refinar a definição do que, afinal, é o negócio da empresa!

    Exemplo da EMBRAER

Visão:
1 [ A Embraer continuará a crescer para ser uma das principais forças globais dos Mercados Aeronáutico e de Defesa ] ,
2 [líder nos seus segmentos de atuação, reconhecida pelos níveis de excelência em sua ação empresarial.]
Negócio: O negócio da Embraer é
3 [ satisfazer seus Clientes do Mercado Aeronáutico e de Defesa com soluções competitivas e inovadoras de elevado padrão tecnológico,] atendendo à plena satisfação de suas necessidades, maximizando os resultados dos Acionistas e promovendo o desenvolvimento de seus empregados e das comunidades em que atua.

          1 Enfatiza a atividade da empresa, o mercado em que atua e a abrangência geográfica;
          2 Inclui o que almeja alcançar nos próximos anos;
          3 Explica como quer servir seus clientes;
          4 O conjunto é simples, conciso e informativo para qualquer tipo de público sejam eles     colaboradores internos, fornecedores, clientes ou acionistas.

Gerentes e funcionários estão constantemente buscando sinais, mesmo que rudimentares, que esclareçam para onde a empresa está indo. A grande maioria deles não acha! A direção das empresas que não replica com clareza sua visão e missão deveria se sentir responsável pelo fracasso de seus gerentes. Responsável a ponto de deixar seus cargos com um humilde pedido de desculpas aos subordinados por negligenciar o mais básico dos fundamentos.

Existem várias razões internas e externas para uma empresa explicitar sua missão:

         Inspirar gerentes e funcionários;
         Orientar alocação de recursos;
         Promover direcionamento;
         Balancear conflitos construtivamente;
         Reforçar os valores da empresa;
         Foco.

Outros exemplos

Petrobrás
"Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nas atividades da indústria de óleo, gás e energia nos mercados nacionais e internacionais, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades dos seus clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua."

Vale do Rio Doce
"Superar desafios e barreiras para transformar recursos naturais em riquezas e promover desenvolvimento sustentável com ética e transparência."
 
"Google's mission is to organize the world's information and make it universally accessible and useful."

Starbucks
"Estabelecer a Starbucks como o principal provedor dos cafés mais finos do mundo, sem jamais comprometer os seus princípios, ao longo de todo o nosso processo de crescimento."

3M                 "To solve unsolved problems innovatively."
 
Wal Mart       "To give ordinary folk the chance to buy the same thing as rich people."

Walt Disney "To make people happy."

Ciclo de Shewhart, PDCA ou Ciclo de Deming

Caros alunos e colegas trago a vocês hoje material sobre o ciclo PDCA e mais algumas informaçôes uteis e interessantes para aprimorar vossos estudos.
 
O CICLO PDCA
        O Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Shewhart, Ciclo da Qualidade ou Ciclo de Deming, é uma metodologia que tem como função básica o auxílio no diagnóstico, análise e prognóstico de problemas organizacionais, sendo extremamente útil para a solução de problemas. Poucos instrumentos se mostram tão efetivos para a busca do aperfeiçoamento quanto este método de melhoria contínua, tendo em vista que ele conduz a ações sistemáticas que agilizam a obtenção de melhores
resultados com a finalidade de garantir a sobrevivência e o crescimento das organizações (QUINQUIOLO, 2002).
        A metodologia foi desenvolvida por Walter A. Shewhart na década de 30 e consagrada por Willian Edwards Deming a partir da década de 50, onde foi empregado com sucesso nas empresas japonesas para o aumento da qualidade de seus processos (CICLO PDCA, 2005). O Ciclo PDCA tem como objetivo exercer o controle dos processos, podendo ser usado de forma contínua para seu gerenciamento em uma organização, por meio do estabelecimento de uma diretriz de controle (planejamento da qualidade), do
monitoramento do nível de controle a partir de padrões e da manutenção da diretriz atualizada, resguardando as necessidades do público alvo.
        Como a utilização do Ciclo PDCA está intimamente ligada ao entendimento do conceito de processo, é importante que todos os envolvidos em sua aplicação entendam a visão processual como a identificação clara dos insumos, dos clientes e das saídas que estes adquirem, além dos relacionamentos internos que existem na organização (TACHIZAWA, SACAICO, 1997), ou seja, a visão de cliente-fornecedor interno.
               Como pode ser observado na própria nomenclatura e também na Figura 1, o Ciclo PDCA está dividido em 4 fases bem definidas e distintas, conforme melhor detalhado a seguir, de acordo com CICLO PDCA (2005).
        Primeira Fase: P (Plan = Planejar)
        Esta fase é caracterizada pelo estabelecimento de um plano de ações e está dividida em duas etapas:
        a) a primeira consiste em definir o que se quer, com a finalidade de planejar o que será feito. Esse planejamento envolve a definição de objetivos, estratégias e ações, os quais devem ser claramente quantificáveis (metas);
        b) a segunda consiste em definir quais os métodos que serão utilizados para se atingir os objetivos traçados.
        Segunda Fase: D (Do = Executar)
        Caracteriza-se pela execução do que foi planejado e, da mesma forma que a primeira fase, está dividida em duas etapas:
        a) Consiste em capacitar a organização para que a implementação do que foi planejado possa ocorrer. Envolve, portanto, aprendizagem individual e organizacional;
        b) Consiste em implementar o que foi planejado.



Figura 1. CICLO DE DEMING OU CICLO PDCA

       Terceira Fase: C (Check = Verificar)
       Esta fase consiste em checar, comparando os dados obtidos na execução com o que foi estabelecido no plano, com a finalidade de verificar se os resultados estão sendo atingidos conforme o que foi planejado. A diferença entre o desejável (planejado) e o resultado real alcançado constitui um
problema a ser resolvido. Dessa forma, esta etapa envolve a coleta de dados do processo e a comparação destes com os do padrão e a análise dos dados do processo fornece subsídios relevantes à próxima etapa.
       Quarta Fase: A (Action = Agir)
       Esta fase consiste em agir, ou melhor, fazer as correções necessárias com o intuito de evitar que a repetição do problema venha a ocorrer. Podem ser ações corretivas ou de melhorias que tenham sido constatadas como necessárias na fase anterior. Envolve a busca por melhoria contínua até se atingir o padrão, sendo que essa busca da solução dos problemas, por sua vez, orienta para: a necessidade de capacitação; o preenchimento das lacunas de conhecimento (CHOO, 2003) necessário à solução do problema, propiciando a criação de novos conhecimentos e a atualizações do padrão.

(testo copiado de parte do trabalho sob o titulo de O CICLO PDCA NA GESTÃO DO CONHECIMENTO:  UMA ABORDAGEM SISTÊMICA.  de Ana Paula Reusing Pacheco, Bertholdo Werner Salles, Marcos Antônio Garcia e Osmar Possamai, Dr.,)
link da postagem na internete
http://www.isssbrasil.usp.br/pdfs2/ana.pdf

outros links de videos interessantes

http://www.youtube.com/watch?v=iVQJbHLVDEE
http://www.youtube.com/watch?v=bTyBQ_EE4ek&feature=related
http://www.youtube.com/watch?v=mKFGj8sK5R8&feature=related
http://www.youtube.com/watch?v=mKFGj8sK5R8&feature=related
http://www.youtube.com/watch?v=oJTOz0GQGmE

Espero que tenham gostado

um grande abraço a todos
Mestre Rudy